El doctor Cumplimiento ... El arte de la conversión de datos

El doctor Cumplimiento ... El arte de la conversión de datos

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Resumen:
Q: Estamos en el proceso de planificación de la conversión de archivos a medida que implementamos nuestro nuevo sistema de gestión
de catálogo. Nuestro proveedor nos está diciendo que las que normalmente no escribir un programa de conversión de archivos para la
mayoría de los archivos. ¿Cuál es tu recomendación?

R: Hoy en día el sistema integral de gestión de pedidos lleva a cabo una funcionalidad integrada para la entrada de pedidos,
servicio al cliente, procesamiento de pedidos, almacenamiento, comercialización y mercadeo.

Hay literalmente cientos de tablas y archivos de estos sist ...


Palabras clave:
Para el sistema de gestión, la empresa el cumplimiento de consultoría, gestión de pedidos y gestión de inventario


Cuerpo del artículo:
Q: Estamos en el proceso de planificación de la conversión de archivos a medida que implementamos nuestro nuevo sistema de gestión
de catálogo. Nuestro proveedor nos está diciendo que las que normalmente no escribir un programa de conversión de archivos para la
mayoría de los archivos. ¿Cuál es tu recomendación?

R: Hoy en día el sistema integral de gestión de pedidos lleva a cabo una funcionalidad integrada para la entrada de pedidos,
servicio al cliente, procesamiento de pedidos, almacenamiento, comercialización y mercadeo.

Hay literalmente cientos de tablas y archivos en estos sistemas que tienen que ser adaptados o construidos desde cero de forma
manual. Estos van desde las mesas de promoción, el envío de las tablas de los archivos de los clientes más complejos, los maestros y
los archivos de punto de orden de compra.

Para las pequeñas empresas, el mejor enfoque es minimizar la conversión de archivos automatizada. Para las grandes empresas (es
decir, decenas de miles de clientes y productos), será una mezcla de crear manualmente y la conversación archivo de programa.

Las razones son las siguientes:

• Conversión de años de historia a menudo resultan en muchos de los problemas de integridad de archivos, porque los datos no es
consistente durante largos periodos de tiempo. Ni que decir tiene que se pasa muchas más a través de los datos y no puede aún ser
corregido por completo;

• Los programas de conversión de tiempo para escribir y probar. Muchos de los nuevos sistemas de archivos y las tablas se pueden
configurar de forma manual más rápido que escribir los programas y la conversión de archivos;

• Configuración de los archivos también ha demostrado ser una buena forma de entrenamiento de los usuarios del departamento en lo
que el nuevo sistema requerirá, en términos de mantenimiento. Le da la familiaridad con el nuevo sistema en un nivel de detalle. Si
intenta convertir todos los archivos de los usuarios nunca entenderá lo que pronto el sistema requiere.

Para las grandes empresas, puede ser más convincente que mirar la automatización de una mayor proporción de la conversión de
archivos. Pero todavía le aconsejaría que no se debe tomar al extremo.

Algunas pautas:

• La mayoría de las empresas en virtud de estimar el tiempo requerido para desarrollar las especificaciones, el programa y la
conversión de archivos de prueba y el uso de copias de los subconjuntos del archivo vivo de la formación.

• No trate de convertir los datos de la máquina mucho - demasiado muchos años atrás. ¿Cuánta historia se tiene que convertir?

• Busque en el uso de su oficina de servicios de marketing para ser una fuente de datos de clientes hygiened. Hacer que se
involucren con la conversión de archivos temprano para ver cómo pueden ayudarle. Si los usa, que terminará el envío de los archivos
una vez que los programas de conversión se ponen a prueba, varios días antes de "salir". Esto asegurará que usted tendrá una
actualización, los clientes de higiene de datos de archivos. Fusión / purga para eliminar los duplicados antes de la conversión.
Corrección de la dirección y NCOA se llevaría a cabo.

• Tener en cuenta los problemas de archivo de datos que de varios años de datos puede tener. Sistema creado problemas, los cambios
en la codificación de las transacciones o las tablas, etc

• Tenga en cuenta la cantidad de tiempo necesario para hacer la conversión de archivos en "ir a vivir". Obviamente, no se prueba con
el archivo de datos en tiempo real. Al principio de prueba con una copia de los registros seleccionados de los archivos. Registros
seleccionados, que son ejemplos de las condiciones que puedas identificar. Luego, haga una prueba de conversión de volumen para ver
cuánto tiempo la conversión de archivos reales se. Esto es especialmente importante con archivos de gran tamaño (por ejemplo,
clientes y maestro de artículos) se cargan a una base de datos relacional.

• Programar tiempo suficiente para examinar los datos humanamente. No se puede mirar a todos los registros pero hay que probar el
archivo convertido lo suficiente como para conocer los programas de conversión de archivos están funcionando correctamente. Los
departamentos de todos los usuarios deben participar en la revisión de las muestras en los archivos que utilizan. Si sólo revisar
algunas cuentas que usted está tomando un gran riesgo.

• Planifique los últimos días de la conversión. Habrá la necesidad de iniciar la conversión de archivos de un par de días antes de
la "salir" la fecha. La mayoría de las empresas no pueden cerrar el negocio durante la conversión de archivos, así que tienes que
encontrar la manera de actualizar los archivos de claves en el "go live". ¿Cómo va a seguir para procesar nuevos pedidos de los
clientes y devuelve, añadir nuevos productos, etc? Necesidad de volver atrás y actualizar los archivos en el "go live".

• ¿Puede mantener su antiguo sistema operativo para un cierto período de tiempo para responder a las preguntas y comparar los
registros? Recuerde que un porcentaje muy alto de consultas y reclamaciones ocurren en los primeros 90 a 120 días después de la
venta o devolución y luego consultas dejar rápidamente ¿Tiene todos los datos de los clientes tienen que estar en el nuevo sistema
de 10 años atrás? Pero para los fines de marketing que no quiere perder la actividad de compra de los clientes y el historial de
promoción.

Archivo crear frente a convertir

En nuestra práctica de consultoría nos fijamos en la conversión de archivos de cada empresa y su archivo de datos de forma objetiva.
Pero aquí hay algunas generalizaciones acerca de los tipos de archivos y si debe ser construido de forma manual versus convertido.

Estos son los archivos que se suelen archivo convertido con los archivos de los programas cliente, maestros artículo, el pedido del
cliente y la historia cambio, los archivos de inventario, órdenes de compra, subconjunto de maestro de artículos para el sistema de
WMS, lugares elemento, etc

La mayoría de los archivos y las tablas se configuran manualmente por los departamentos de usuarios. Estos incluyen promociones,
códigos fuente, impuesto sobre las ventas, gastos de envío, los archivos que rigen las reglas de negocio (los valores del sistema de
control que determinan las funciones del sistema), las órdenes abiertas (modulación por los datos que da la experiencia con la
entrada de pedidos y todos para la codificación) , gráfico general del libro mayor de cuentas, la jerarquía de mercancías (div,
departamento, clase) y los archivos de los empleados.

Tipos de archivos pueden ir en cualquier dirección - desarrollar o convertir - las cuentas por cobrar.

Hay algunos tipos de archivos - como las promociones histórico - que no se convierten. Los resultados pueden ser enviados a un
almacén de datos, hoja de cálculo o base de datos de marketing.

Resumen

Consigue con la administración de usuarios y conseguir un comienzo temprano en la planificación de la conversión. Siendo realistas,
tenga en cuenta lo que se necesita para convertir archivos de programa en lugar de construir de forma manual y dando a los
departamentos de usuario más experiencia en el mantenimiento del nuevo sistema.